Wij (Academic Connect bv, Wolfsakker 5A, 9160 Lokeren, KBO nr. 0635.738.394) zijn ons ervan bewust dat u vertrouwen in ons stelt. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij staan in voor het verwerken van uw (persoons)gegevens en treden hierbij op als verwerkingsverantwoordelijke.

Wij respecteren de privacy van alle gebruikers van onze website en garanderen dat de persoonsgegevens die u ons verschaft vertrouwelijk worden behandeld. Wij zullen uw persoonsgegevens enkel verzamelen, bewaren, verwerken en overdragen overeenkomstig toepasselijke Belgische en Europese privacywet- en regelgeving, waaronder begrepen maar niet beperkt tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (AVG). Daarbij hanteren wij de volgende principes voor het bewaken van de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens:

• wij verzamelen niet meer informatie dan noodzakelijk is
• wij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan de uitdrukkelijk omschreven of wettelijk vastgelegde doeleinden
• wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk
• wij geven uw persoonsgegevens enkel door met het oog op de uitdrukkelijk hieronder vermelde doeleinden

Op deze pagina leest u welke persoonsgegevens we verzamelen als u onze website en/of diensten gebruikt, hoe we deze persoonsgegevens verzamelen, waarom we deze persoonsgegevens verzamelen, alsook op welke rechtsgronden en hoe we hiermee uw gebruikerservaring verbeteren. Tevens zetten wij uiteen met wie desgevallend uw persoonsgegevens kunnen gedeeld worden, wat uw rechten zijn en hoe wij uw persoonsgegevens beschermen, zodat u weet hoe wij te werk gaan.

Als u de bepalingen van dit privacybeleid aanvaardt, gaat u ermee akkoord dat wij uw persoonsgegevens verwerken op de manieren die in dit privacybeleid worden uiteengezet.

Dit privacybeleid heeft alleen betrekking op (persoons)gegevens die door ons worden verwerkt. Wij aanvaarden geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) diensten en/of websites van derden.

1. Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen uw persoonsgegevens onder andere wanneer u:

• gebruikmaakt van onze producten en/of diensten, onze website bezoekt, het contactformulier invult op onze website of ons op een andere manier contacteert, bijvoorbeeld via e-mail of telefonisch
• e-mails of andere berichten naar ons verzendt. Wij bewaren die berichten. Soms vragen wij u naar uw persoonsgegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk om uw vragen te beantwoorden en uw verzoeken te verwerken.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij?

Wij kunnen volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummers
• E-mailadres
• Gegevens betreffende de school waaraan u verbonden bent, zoals naam en inschrijvingsnummer
• Lerarenkaartnummer
• Betaalgegevens

Om een optimale werking van de website te garanderen, wordt automatisch gegenereerde informatie over uw gebruik van de website verzameld en verwerkt. Het optimaliseren van de dienstverlening bestaat onder meer uit technische aanpassingen, voor bijvoorbeeld het goed weergeven van pagina’s en het beveiligen van de website.

De informatie die wordt verzameld bestaat uit het type apparaat (computer, mobiel, tablet) dat u gebruikt, uw IP-adres (nummer van uw apparaat dat het mogelijk maakt om uw apparaat te herkennen), het type browser, het besturingssysteem dat u gebruikt, de pagina’s die u op onze website bezoekt en de items die u bekijkt. Daarnaast houden wij de hostname die bij het IP-adres hoort, inlogsessiegegevens en gekozen waardes bij.

3. Voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgronden worden uw persoonsgegevens gebruikt?

Uw persoonsgegevens zullen voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden worden gebruikt:

• Het gebruik is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent:
  • Om het gebruik van de website mogelijk te maken
  • Om het gebruik van onze producten en diensten aan u te factureren
  • Om de producten en diensten aan u beschikbaar te stellen
• De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, wat zwaarder doorweegt dan uw recht op privacy:
  • Om u informatie te bezorgen omtrent onze eigen soortgelijke producten en diensten en om te reageren op uw vragen en/of klachten
  • Om geanonimiseerde statistische gegevens op te stellen
  • Om de website te beveiligen, aan te passen en te verbeteren
• U heeft de toestemming gegeven voor het gebruik of de verwerking van persoonsgegevens. Dit is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust, zoals:
  • Om informatie over u te verstrekken aan derden indien u daartoe toestemming heeft gegeven of op basis van wet- en/of regelgeving.

U kan te allen tijde uw toestemming intrekken of wijzigen door een e-mail te sturen naar privacy@academicsoftware.be.

4. Doorgifte van persoonsgegevens aan derden

Als u persoonsgegevens verstrekt aan ons in verband met onze producten en diensten, dan worden deze persoonsgegevens uitsluitend met derden gedeeld in opdracht en ten behoeve van (de doeleinden van) ons, of om uw product geleverd te krijgen of uw dienst operationeel te krijgen. Zo kunnen bijvoorbeeld uw naam en adresgegevens gedeeld worden met een leverancier om de producten naar u toe te sturen en kunnen uw naam, adresgegevens, e-mailadres en gegevens betreffende uw school gedeeld worden met de softwareleverancier zodat deze kan valideren dat u effectief recht heeft op de software. De leveranciers hebben aan ons bevestigd dat deze persoonsgegevens enkel voor de strikt noodzakelijke uitvoering van de overeenkomst worden gebruikt en niet aangewend zullen worden voor marketingdoeleinden. Deze leveranciers hebben ons gegarandeerd de Algemene Verordening Gegevensbescherming te respecteren en de gegevens niet voor andere doeleinden te gebruiken.

Wij kunnen uw gegevens aan derden verstrekken voor zover u zelf uitdrukkelijk met betrekking tot een bepaalde derde aangegeven hebt dat u daarvoor toestemming geeft en dit vereist is in het kader van uw gebruik van onze diensten en/of voor zover deze gegevens niet tot u persoonlijk kunnen worden herleid (zoals automatisch gegenereerde informatie, niet zijnde uw IP-adres).

Zo kunnen wij derden inschakelen om werkzaamheden uit te besteden. Deze derden verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en ten behoeve van (de doeleinden van) ons. Wanneer een verwerking namens ons door een derde wordt verricht, doen wij uitsluitend een beroep op verwerkers die afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen bieden, opdat de bescherming van uw rechten zijn gewaarborgd. In enkele incidentele gevallen kan de informatie intern gedeeld worden, wanneer het gunstige gevolgen heeft voor de dienstverlening aan de klant. Onze werknemers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te respecteren.

Ten slotte kunnen wij uw persoonsgegevens aan derden verstrekken indien wij daartoe op basis van wet- en/of regelgeving verplicht zijn, wij daartoe genoodzaakt zijn als gevolg van een rechtszaak en/of in het geval wij dat noodzakelijk achten ter bescherming van onze eigen rechten.

5. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verkregen. De uiterste bewaartermijn is 5 jaar na beëindiging van het contract of na de laatste bewerking van de persoonsgegevens. Tenzij wij verplicht zijn om op grond van wetgeving uw gegevens langer te bewaren, hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen van 7-10 jaar.

6. Op welke wijze worden uw persoonsgegevens beschermd?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens in een voldoende afgeschermde omgeving worden bewaard en dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw persoonsgegevens. Zo worden uw persoonsgegevens opgeslagen op onze eigen beveiligde servers of die van een derde partij.

Voor meer informatie over hoe wij deze beveiliging inrichten, kunt u contact opnemen met privacy@academicsoftware.be.

7. Cookies

Via deze website kunnen wij gebruikmaken van cookies. Hiermee wordt informatie in de vorm van een tekstbestand op de harde schijf van uw apparaat opgeslagen. Cookies worden gebruikt om de website op een gebruiksvriendelijke manier te leveren of om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website. Voor meer informatie, raadpleeg het cookiebeleid Cookiebeleid

8. Uw rechten

U beschikt over de volgende rechten met betrekking tot de u betreffende persoonsgegevens:

• Inzage en rectificatie: u heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens. Als wij erkennen dat wij verplicht zijn uw persoonsgegevens te verstrekken, doen wij dat kosteloos. Voordat wij uw persoonsgegevens verstrekken, kunnen wij u vragen om een identiteitsbewijs en voldoende informatie over uw interacties met ons, zodat wij uw persoonsgegevens kunnen terugvinden. Indien de gegevens die wij over u bewaren onjuist zijn, kunt u ons vragen om alle onjuistheden in de persoonsgegevens te corrigeren.
• Bezwaar tegen verwerking: u heeft het recht om bezwaar te maken tegen de (geautomatiseerde) verwerking van uw persoonsgegevens door ons als wij niet langer het recht hebben deze te gebruiken, te eisen dat wij uw gegevens verwijderen als wij deze te lang bewaren, of te eisen dat, in bepaalde omstandigheden, de verwerking aan restricties wordt onderworpen. U heeft in het bijzonder het recht om kosteloos en zonder enige verantwoording bezwaar te maken tegen direct marketing (bv. mails).
• Recht op beperking van de verwerking: u heeft het recht om een beperking aan te vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld terwijl de juistheid van uw persoonsgegevens wordt gecontroleerd).
• Recht op verwijdering: u heeft het recht om alle gegevens met betrekking tot u te verwijderen (behalve in sommige gevallen, bijvoorbeeld om een transactie te bewijzen of wanneer wettelijk vereist).
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om uw persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt te ontvangen in een gebruikelijk, gestructureerd, machineleesbaar formaat en om uw persoonsgegevens door te geven aan een derde partij naar keuze.
• Recht op intrekking van toestemming: wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, kan u deze toestemming te allen tijde weer intrekken.

Bovenstaande rechten kunnen slechts worden uitgeoefend op redelijke wijze in overeenstemming met het toepasselijk recht. Wanneer u deze rechten wenst uit te oefenen, gelieve dan contact op te nemen via onderstaande gegevens. U kan deze rechten in principe kosteloos uitoefenen.

Wij trachten binnen de vier (4) weken te reageren op uw verzoek.

9. Kan dit privacybeleid worden gewijzigd?

Dit privacybeleid kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekend gemaakt op deze website en daarbij wordt de laatstgenoemde wijzigingsdatum vermeld. Wij adviseren u daarom om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.

10. Vragen en feedback

Wij controleren regelmatig of wij aan dit privacybeleid voldoen. Als u vragen heeft over dit privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen via privacy@academicsoftware.be of een brief sturen.

11. Waar kunt u terecht met een klacht?

Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens en komt u er met ons niet uit, dan kunt u uw klacht ook indienen bij klachten@academicsoftware.be.

U heeft ook steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel.: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be